© 2019 Musiikkikoulu Groovehouse.

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Yhteenveto henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä Musiikkikoulu Groovehousessa:

Musiikkikoulu Groovehouse kerää asiakkaiden tietoja pääasiassa laskuttamista ja tiedottamista varten. Henkilötietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille. Alta voit lukea tarkemmin, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoituksiin.

Uutiskirjeen tilaajille lähetetään tietoa musiikkikoulun uutisista, tarjouksista, arvonnoista, kampanjoista ja ajankohtaisista tapahtumista. Tilaaja hyväksyy, että yritys lähettää sähköpostin välityksellä myös Musiikkikoulu Groovehouseen liittyvää markkinointimateriaalia. Sähköpostilistalle liittyneet voivat peruuttaa tilauksensa helposti jokaisen saapuneen viestin alaosassa olevasta linkistä milloin vain. Peruutus tulee välittömästi voimaan.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Rekisteriseloste on Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja 24§ mukainen.

1. Rekisterinpitäjä

Musiikkikoulu Groovehouse (Y-tunnus 2716250-1)
Piltosentie 66
90940 Jääli

2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Suvi Buckman
Puhelin 050 354 2199
Sähköposti: suvi@groovehouseoulu.fi

3. Rekisterin nimi

Musiikkikoulu Groovehousen oppilasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on hyödyllisten asioiden tiedottaminen asiakkaille, laskutustietojen kerääminen sekä oppilasrekisterin ylläpitäminen. Rekisteriä käytetään myös asiakaskyselyihin ja tiedottamiseen, markkinointiin, toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin.

 

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja ei missään tapauksessa luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilön tai yrityksen tietojen rekisteröinti johtuu lakiin perustuvasta rekisteröintivelvoitteesta.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja yhteystietoja tarvitaan laskutusta varten. Myös koulun tiedotteiden lähettämistä ja opettajien yhteydenpitoa varten tarvitaan oppilaiden ja huoltajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet.

Henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamisen, toteuttamisen, kehittämisen ja seurannan vuoksi.

Oppilaiden henkilötietoja käsitellessään Musiikkikoulu Groovehouse noudattaa henkilötietolakia, lakia yksityisyyden suojasta, tietoturvasta sekä muuta tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

6. Yksityisyys ja tietosuoja

Musiikkikoulu Groovehousen asiakastiedot ovat luottamuksellisia eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille missään tilanteessa.

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää musiikkikoulun oppilaiden ja alaikäisten oppilaiden vanhempien henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään edellä määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Henkilötunnus tarvitaan luottotietojen tarkistusta varten.

Lisäksi rekisterissä on opintojen alkamispäivä sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai -kielto.

Laskutusrekisterissä on laskutus- ja perintätiedot.

Uutiskirjeiden lähettämisessä käytettävä palvelu Active Campaign kerää kunkin käyttäjän kohdalta tietoa siitä, mitä Groovehousen lähettämiä sähköposteja on avannut ja millä sivuilla on käynyt näiden kyseisten viestien linkkien kautta, jos niitä on viesteissä ollut. Näitä tietoja käytetään siihen, että Musiikkikoulu Groovehouse osaa kohdistaa viestintänsä uutiskirjeiden tilaajien tarpeita palveleviksi. Niiden avulla listoilta myös osataan poistaa ne, jotka eivät reagoi viesteihin. Näin heidän sähköposteihinsa ei lähde turhia viestejä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu Musiikkikoulu Groovehousen oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin. Ilmoittautuneet ilmoittavat suostumuksensa toimitusehtoihin ilmoittautumisen yhteydessä. Toimitusehdot ja tietosuojaseloste ovat luettavissa internetsivustolla groovehouseoulu.fi

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta Musiikkikoulu Groovehousen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun se on asianmukaista eikä henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.

11. Rekisterin suojaus ja tietojen käsittely

Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa tiloissa.

Sähköinen aineisto: Henkilötiedot siirtyvät SSL-suojatun sivuston (groovehouseoulu.fi) kautta tehdyn ilmoittautumisen kautta musiikkikoulun sähköpostiin, josta tieto siirretään Privacy Shield-suojattuun Google Sheets- taulukkolaskentaohjelmaan. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä eli opettajilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

12. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tarkastuspyynnöt osoitetaan Suvi Buckmanille, yhteystiedot yllä.

13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Musiikkikoulu Groovehouse oikaisee, poistaa tai täydentää asiakasrekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn asiakkaan vaatimuksesta. Asiakas voi tehdä mahdollisen korjauspyyntönsä kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjauspyynnön asiakasrekisterin yhteyshenkilölle Musiikkikoulu Groovehouse -yrityksen postiosoitteeseen. Tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan Suvi Buckmanille, ks. yhteystiedot yllä.