REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Yhteenveto henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä Musiikkikoulu Groovehousessa:
Musiikkikoulu Groovehouse kerää asiakkaiden tietoja pääasiassa laskuttamista ja tiedottamista varten. Henkilötietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille. Alta voit lukea tarkemmin, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoituksiin.
Uutiskirjeen tilaajille lähetetään tietoa musiikkikoulun uutisista, tarjouksista, arvonnoista, kampanjoista ja ajankohtaisista tapahtumista. Tilaaja hyväksyy, että yritys lähettää sähköpostin välityksellä myös Musiikkikoulu Groovehouseen liittyvää markkinointimateriaalia. Sähköpostilistalle liittyneet voivat peruuttaa tilauksensa helposti jokaisen saapuneen viestin alaosassa olevasta linkistä milloin vain. Peruutus tulee välittömästi voimaan.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteriseloste on Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja 24§ mukainen.
1. Rekisterinpitäjä
Musiikkikoulu Groovehouse (Y-tunnus 2716250-1)
Piltosentie 66
90940 Jääli
Käyntiosoite: Limingantie 5, 90400 OULU
2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Suvi Buckman
Puhelin 050 354 2199
Sähköposti: suvi@groovehouseoulu.fi
3. Rekisterin nimi
Musiikkikoulu Groovehousen oppilasrekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on tarpeellisten asioiden tiedottaminen asiakkaille, laskutustietojen kerääminen, oppilasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Rekisteriä käytetään myös asiakaskyselyihin ja tiedottamiseen, markkinointiin, toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Henkilön tai yrityksen tietojen rekisteröinti johtuu lakiin perustuvasta rekisteröintivelvoitteesta.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja yhteystietoja tarvitaan tarpeellista tiedottamista ja laskutusta varten. Myös koulun opettajien yhteydenpitoa varten tarvitaan oppilaiden ja huoltajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet.
Henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamisen, toteuttamisen, kehittämisen ja seurannan vuoksi.
Oppilaiden henkilötietoja käsitellessään Musiikkikoulu Groovehouse noudattaa henkilötietolakia, lakia yksityisyyden suojasta, tietoturvasta sekä muuta tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää musiikkikoulun oppilaiden ja alaikäisten oppilaiden vanhempien henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään edellä määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Henkilötunnus tarvitaan luottotietojen tarkistusta varten.
Lisäksi rekisterissä voi olla opintojen alkamispäivä sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai -kielto.
Uutiskirjeiden lähettämisessä käytettävä palvelu Active Campaign kerää kunkin käyttäjän kohdalta tietoa siitä, mitä Groovehousen lähettämiä sähköposteja on avannut ja millä sivuilla on käynyt näiden kyseisten viestien linkkien kautta, jos niitä on viesteissä ollut. Näitä tietoja käytetään siihen, että Musiikkikoulu Groovehouse osaa kohdistaa viestintänsä uutiskirjeiden tilaajien tarpeita palveleviksi.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri perustuu Musiikkikoulu Groovehousen oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin. Ilmoittautuneet ilmoittavat suostumuksensa toimitusehtoihin ilmoittautumisen yhteydessä. Toimitusehdot ja tietosuojaseloste ovat luettavissa internetsivustolla groovehouseoulu.fi
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta asiakastietoja ulkopuolisille tahoille lukuunottamatta pakollisia tahoja joita ovat kirjanpitoon ja laskutukseemme liittyvät yhteistyökumppanimme Ropo Capital sekä Tilitoimisto Kallio Ky. Tietoja ei luovuteta Musiikkikoulu Groovehousen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun se on asianmukaista eikä henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.
10. Rekisterin suojaus ja tietojen käsittely
Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa tiloissa.
Sähköinen aineisto: Henkilötiedot siirtyvät SSL-suojatun sivuston (groovehouseoulu.fi) kautta tehdyn ilmoittautumisen kautta musiikkikoulun sähköpostiin, josta tieto siirretään Privacy Shield-suojattuun Google Sheets- taulukkolaskentaohjelmaan. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä eli opettajilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tarkastuspyynnöt osoitetaan Suvi Buckmanille, yhteystiedot yllä.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Musiikkikoulu Groovehouse oikaisee, poistaa tai täydentää asiakasrekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn asiakkaan vaatimuksesta. Asiakas voi tehdä mahdollisen korjauspyyntönsä kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjauspyynnön asiakasrekisterin yhteyshenkilölle Musiikkikoulu Groovehouse -yrityksen postiosoitteeseen. Tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan Suvi Buckmanille, ks. yhteystiedot yllä.